Zahtjev za nabavu – ogledni primjer obrasca za jednostavnu nabavu

Što je važno pripremiti za revizorske analize?

Uobičajeno organizacija funkcionira automatski u svojim procedurama a da pri tome ne razmišlja o potencijalnom riziku neopravdane nabave resursa.

Kako utvrditi da li je nabava bila opravdana i potrebna? Kako učinkovito pratiti što se nabavlja i na taj način dokazati revizijski trag?

Kod naručitelja – obveznika javne nabave još uvijek ima situacija kad se u domeni jednostavne nabave dogodi da zaposlenik ode u trgovinu i kupi nešto bez odobrenja nabave. Kako to prevenirati i spriječiti?

Najbolji način je uspostava ugovornih odnosa gdje god je moguće, odnosno sklapanje godišnjih ugovora sa našim stalnim dobavljačima. U tom slučaju naručitelj raspolaže sa svim što je potrebno za učinkovitu nabavu, sa jediničnim cijenama, rokovima isporuke, uvjetima plaćanja i sl., a olakšano je praćenje i realizacija nabave roba, usluga i radova.

Međutim, nabava se često događa  i na temelju povremenih narudžbenica koje je teško pratiti i kontrolirati. Česta nabava putem narudžbenica stalno uzrokuje neurednost u analitičkim evidencijama a onda i nezadovoljstvo onih koji su obvezni pratiti te evidencije ali i ostalih zaposlenika koji smatraju da nešto nije napravljeno kako treba.

Za provedbu i javne i jednostavne nabave, poštujući načela učinkovitosti i ekonomičnosti, svakako je potrebno oblikovati jedinstvene obrasce koji će se primjenjivati u organizaciji.

Jedan od tih dokumenata koji potvrđuje potrebu za nabavom, ali i odobrenje za nabavu je obrazac Zahtjev za nabavu.

Dostava uredno popunjenog zahtjeva za nabavu osigurava temeljnu osnovu za početak postupka nabave. 

U obrascu su navedeni:

• predmet nabave
• procjenjena vrijednost nabave
• inicijator nabave
• tko je nabavu odobrio
• postoji li financijski osnov za nabavu, odnosno financijska sredstva
• datum zahtjeva

Na temelju tih podataka specijalisti javne nabave je jednostavno dopuniti Plan nabave i započeti postupak bilo javne bilo jednostavne nabave.

Preporučava se uz Zahtjev dostaviti i okvirnu ili konačnu ponudu, ukoliko je to moguće, kao i tehničke specifikacije predmeta nabave, a kako bi postupak nabave čim prije započeo.

Dakle, uspostava ovog standariziranog obrasca – Zahtjeva za nabavu osigurava optimalno trošenje javnih sredstava i učinikovitu nabavu.

Ogledni primjer obrasca možete pogledati klikom na naziv obrasca 01 Zahtjev_za_nabavu_prilog 1.

Prilagodite obrazac svojoj internog organizaciji, dodajte elemente koje smatrate potrebnim i koristite isti za vašu uporabu.

Više obrazaca i detaljnih informacija o standardiziranim obrascima u domeni nabave možete čuti na našim edukacijama u Zagrebu.

***

ZAGREB 19.09.2019.   Otvoreni postupak I – osnove i EOJN procedura

ZAGREB 20.09.2019.   Otvoreni postupak II – za iskusne praktičare

ZAGREB 18.09.   Praktikum jednostavne nabave – osnove i važni detalji

ZAGREB 26. 09.2019. Upravni nadzor u javnoj nabavi, pravna zaštita gospodarskih subjekata i osobito bitne povrede postupaka javne nabave

Mjesto održavanja: Centar 2000, Radnička cesta 39, Zagreb

***