Tko potpisuje Zapisnik o javnom otvaranju ponuda?

Da li je to važno?

Možda o tome nismo puno razmišljali, a posebno ako su privatni elektronički ključevi za dekriptiranje ponuda bili dostupni svim članovima povjerenstva. Ipak ovo je važno pitanje!

Proces javnog otvaranja ponuda

Najprije, razmotrimo proces javnog otvaranja koji je definiran Zakonom o javnoj nabavi (NN 120/2016) i Pravilnikom o dokumentaciji o nabavi te ponudi u postupcima javne nabave (NN 65/2017, 75/2020).

Zakon o javnoj nabavi (NN 120/2016) propisuje tko otvara ponude na javnom otvaranju.

Tako je kroz nekoliko stavaka u članku 282. propisano da:

• Javni naručitelj započinje javno otvaranje ponuda na naznačenome mjestu i u naznačeno vrijeme, odmah nakon isteka roka za dostavu ponuda.

• Ponude otvaraju najmanje dva člana stručnog povjerenstva za javnu nabavu.

• Javni naručitelj obvezno sastavlja zapisnik o otvaranju ponuda.

• Javnom otvaranju ponuda smiju prisustvovati ovlašteni predstavnici ponuditelja i druge osobe.

• Pravo aktivnog sudjelovanja na javnom otvaranju ponuda imaju samo članovi stručnog povjerenstva za javnu nabavu i ovlašteni predstavnici ponuditelja.

• Zapisnik o otvaranju ponuda javni naručitelj obvezno odmah uručuje svim ovlaštenim predstavnicima ponuditelja nazočnima na javnom otvaranju, a ostalim ponuditeljima zapisnik se dostavlja na njihov pisani zahtjev, osim ako je zapisnik javno objavljen.

• Pravo aktivnog sudjelovanja na javnom otvaranju ponuda imaju samo članovi stručnog povjerenstva za javnu nabavu i ovlašteni predstavnici ponuditelja.

S druge strane, pravilnikom je propisano:

• Na početku javnog otvaranja ponuda navode se podaci o postupku javne nabave (predmet ili grupa predmeta nabave), ime i prezime nazočnih članova stručnog povjerenstva za javnu nabavu te ime i prezime nazočnih ovlaštenih predstavnika ponuditelja.

Dakle, javno otvaranje ponuda provode dva člana stručnog povjerenstva za javnu nabavu!

Tko čini stručno povjerenstvo naručitelja?

Stručno povjerenstvo imenuje naručitelj odlukom u kojoj definira zaposlenike naručitelja ili vanjske suradnike koji će pripremati i provoditi postupak javne nabave. Tako svi imenovani članovi postaju ovlašteni predstavnici naručitelja.

Ovlašteni predstavnici naručitelja su osobe (korisnici) koje su zadužene za provođenje postupka javnog otvaranja ponuda.

U postupku eNabave moraju sudjelovati 2 ovlaštena predstavnika (princip 4 oka) naručitelja.      Dva ovlaštena predstavnika naručitelja dobivaju tzv. privatne ključeve pomoću kojih se pokreće postupak javnog otvaranja ponuda nakon isteka roka za dostavu ponuda.

Za svaki postupak javne nabave koji dopušta eDostavu ponuda, u pripremi objave - obavijesti o nadmetanju, odabiru se dva ovlaštena predstavnika i, opcionalno, njihovi zamjenici iz organizacije naručitelja.

Za ovlaštene predstavnike generiraju se parovi privatnih i javnih ključeva za postupak javne nabave (vidi sliku).

Princip 4 oka (4-eyes principle)

Princip 4 oka predstavlja mehanizam koji osigurava prisutnost najmanje dvije osobe za pokretanje određene akcije i/ili postupka.

Princip 4 oka primjenjuje se na otvaranju ponuda prilaganjem privatnih ključeva koja posjeduju dva ovlaštena predstavnika naručitelja

Zamjenici ovlaštenih predstavnika

To su opcionalni korisnici (nije ih obavezno odabrati) koji će aktivno sudjelovati u daljnjim procesima elektroničke javne nabave u slučaju spriječenosti ovlaštenih predstavnika tj. „više sile“. Drugim riječima, odabranim zamjenicima sustav šalje kopije privatnih ključeva koji će kasnije biti korišteni pri otvaranju elektronički dostavljenih ponuda.

Tko imenuje ovlaštene predstavnike naručitelja koji će provoditi javno otvaranje ponuda?

Ovlašteni predstavnici naručitelja imenovani su odlukom o stručnom povjerenstvu koje priprema i provodi postupak javne nabave, a imenuje ih čelnik naručitelja.

Dakle, već u fazi pripreme postupka, odnosno imenovanja stručnog povjerenstva potrebno je odrediti tko će provoditi javno otvaranje ponuda. Na temelju imenovanja određene su osobe zadužene za zaprimanje privatnih elektroničkih ključeva od strane Elektroničkog oglasnika javne nabave RH, bez kojih nije moguće pristupiti ponudama.

Upravo te imenovane osobe će već pri izradi obavijesti o nadmetanju biti upisane kao korisnici privatnih elektroničkih ključeva za dekripciju ponuda, te će ključeve dobiti na svoje mailove. Ključevi predstavljaju posebnu odgovornost jer u slučaju ako se zagube ili ako se pogrešno učitaju u postupak pri javnom otvaranju, više ih nije moguće obnoviti niti resetirati, te će postupak biti poništen.

Dakle, upravo one osobe koje su imenovane u EOJN kao ovlašteni predstavnici naručitelja da bi dobili privatne elektroničke ključeve moraju iste učitati u sustav prilikom javnog otvaranja.

Uparivanjem njihovih privatnih ključeva sa javnim ključevima koje posjeduje EOJN omogućiti će se pristup ponudama koje su dostavljene za određeni postupak javne nabave.

Ove osobe imaju posebnu odgovornost, a nestručno korištenje njihovih ključeva može uzrokovati poništenje postupka, za koje ne postoji zakonski osnov (vidi članak 298. ZJN 2016).

Zapisnik o javnom otvaranju

Javni naručitelj obvezno sastavlja zapisnik o otvaranju ponuda.

Pravo aktivnog sudjelovanja na javnom otvaranju ponuda imaju samo članovi stručnog povjerenstva za javnu nabavu i ovlašteni predstavnici ponuditelja.

Zapisnik se generira na EOJN, da bi se preuzeo na računalo naručitelja, te isprintao kako bi ga svi ovlašteni predstavnici na javnom otvaranju mogli potpisati.

Zapisnik o otvaranju ponuda javni naručitelj obvezno odmah uručuje svim ovlaštenim predstavnicima ponuditelja nazočnima na javnom otvaranju, a ostalim ponuditeljima zapisnik se dostavlja na njihov pisani zahtjev, osim ako je zapisnik javno objavljen.

S obzirom da na javnom otvaranju moraju obavezno prisustvovati oni ovlašteni predstavnici naručitelja koji posjeduju privatne elektroničke ključeve za javno otvaranje, isti obavezno stavljaju svoje potpise na zapisnik o javnom otvaranju.

To su upravo ona, najmanje dva ovlaštena prestavnika naručitelja koja ZJN definira kao obvezne sudionike javnog otvaranja.

Zaključno, svi članovi stručnog povjerenstva naručitelja obvezno potpisuju Zapisnik o pregledu i ocjeni ponuda, ali zapisnik o javnom otvaranju obvezno moraju potpisati najmanje dva ovlaštena predstavnika naručitelja, i to oni koji raspolažu sa elektroničkim ključevima za javno otvaranje.

Više o postupanju u javnim nadmetanjima saznajte na našim webinarima i live edukacijama OVDJE.