Kontrolna lista za Ex post provjeru nabave financirane iz fondova bespovratnih sredstava

Korisnici bespovratnih sredstava uobičajeno prolaze dvije vrste kontrole postupaka nabave:

• Ex ante provjeru dokumentacije za nadmetanje
• Ex post provjeru provedenog postupka nabave

Ex ante provjera Dokumentacije za nadmetanje

Nakon pregleda Plana nabave korisnicima se uobičajeno dostavlja popis nabava koje će biti predmet ex ante provjere. Svrha ove provjere je poboljšanje dokumentacije za nadmetanje.

Ex post provjera postupka nabave

Nakon provedbe nabave uobičajeno je provodi Ex post provjera postupaka nabave, a radi provjere jesu li izdaci iskazani u ZNS-ovima prihvatljivi i sukladni s ugovorom o dodjeli bespovratnih sredstava i Zakonom o javnoj nabavi (ZJN 2016).

Protokoli i kontrolne liste posredničkih tijela koji provode kontrole su poznati, i ovdje je kontrolna lista dokumentacije koju je potrebno pripremiti za ex post provjeru:

1.  Obavijest o provedbi prethodnog savjetovanja iz Elektroničkog oglasnika javne nabave Narodnih novina Republike Hrvatske (u slučaju male ili velike vrijednosti)

2.  Sva pitanja zainteresiranih gospodarskih subjekata tijekom prethodnog savjetovanja i odgovore Naručitelja na iste

3.  Izvješće o provedenom prethodnom savjetovanju i scan objave istoga

4.  Odluka naručitelja o imenovanju ovlaštenih predstavnika naručitelja u postupku javne nabave

5.  Izjava/e o postojanju/nepostojanju sukoba interesa sukladno Zakonu o javnoj nabavi za sve koji su sudjelovali u postupku javne nabave

6.  Izjava/e o postojanju/nepostojanju sukoba interesa sukladno Zakonu o javnoj nabavi za čelnike tijela naručitelja i   odgovorne osobe naručitelja

7.  Popis osoba koje su sudjelovale u izradi dokumentacije o nabavi

8.  Izjava/e o postojanju/nepostojanju sukoba interesa sukladno Zakonu o javnoj nabavi za osobe koje su sudjelovale  izradi dokumentacije o nabavi

9.  Certifikat iz područja javne nabave za najmanje jednog ovlaštenog predstavnika naručitelja koji je sudjelovao u  postupku javne nabave

10. Obavijest o nadmetanju iz Elektroničkog oglasnika javne nabave Narodnih novina Republike Hrvatske

11. Obavijest o nadmetanju iz Službenog lista Europske unije (ako je primjenjivo)

12. Dokumentacija o nabavi te sva dodatna dokumentacija s prilozima i eventualnim izmjenama/dopunama (ako je primjenjivo)

13. Poziv na pregovaranje (u slučaju pregovaračkog postupka javne nabave bez prethodne objave) s dokazom dostavi/zaprimanju od strane ponuditelja

14. Zaprimljeni upiti potencijalnih ponuditelja i danih pojašnjenja s dokazima o zaprimanju/dostavi (ukoliko je primjenjivo)

15.  Obavijest o dodatnim informacijama, poništenju postupka ili ispravku (u slučaju izmjena dokumentacije o nabavi i/ili  Poziva za nadmetanje)

16.  Svi dokazi zaprimanja dokumentacije od strane gospodarskih subjekata/ponuditelja (npr. dokaz zaprimanja poziva na  pregovaranje, dokaz zaprimanja Odluke o odabiru), (ukoliko je primjenjivo)

17.  Upisnik o zaprimanju ponuda

18.  Zapisnik o javnom otvaranju ponuda

19.  Sve zaprimljene ponude i jamstva za ozbiljnost ponude

20.  Scan EOJN gdje je vidljiva komunikacija s ponuditeljima u razdoblju pregleda i ocjene ponuda

        - zahtjevana pojašnjenja pristiglih ponuda i dostavljena pojašnjenja ponuditelja (čl. 293)

        - zahtjevani ispravak računske pogreške

        - dokaz o izvršenom dohvatu podataka iz nacionalne baze podataka

        - zahtijevana dostava ažuriranih popratnih dokumenata i dostavljeni dokumenti (čl. 263)

21.  Zapisnik o pregledu i ocjeni ponuda s prilozima

22.  Odluka o odabiru

23.  Uvjeti i zahtjevi koji moraju biti ispunjeni sukladno posebnim propisima ili stručnim pravilima

24.  Sklopljeni ugovor s odabranim ponuditeljem i jamstvo za uredno ispunjenje ugovora o javnoj nabavi

25.  Obavijest o sklopljenim ugovorima iz Elektroničkog oglasnika javne nabave Narodnih novina

26.  Žalba i rješenje Državne komisije za kontrolu postupaka javne nabave (ako je primjenjivo)

27.  Žalba i odluka VUS (ako je primjenjivo)

28.  Zahtjevi za uvid u ponude nakon dostave Odluke o odabiru  i zapisnik o uvidu u ponude (ako je primjenjivo)

29. drugi dokumenti ...

Osim kontrolne liste dokumentacije koja će biti predmet ex post provjere provode se i druge postupne kontrole, kako bi se provjerom utvrdila osnovanost isplate bespovratnih sredstava.

Složenost Ex ante provjere je zaista zahtjevna, i svakako je preporuka da se sa procedurama i kontolnim listama upoznamo na vrijeme kako bi mirnije dočekali to vrijeme.

Tema ex post provjere se obrađuje 31. siječnja online u okviru programa redovitog stručnog usavršavanja iz područja javne nabave pod nazivom:

Javna nabava u EU projektima i financijske korekcije, nova pravila revizije EU projekata, EX post kontrola javne nabave u EU projektima  - WEBINAR 8 bodova

kliknite na naslov i provjerite kako se pripremiti za ex post provjeru postupaka nabave i izbjeći moguće financijske korekcije.

Hvala Vam.