7 savjeta za sastanke na daljinu

Sve dok pandemija COVID-19 nije pod nadzorom, mnogi će svoje sastanke premjestiti na internet.

Mnoge su organizacije već radile sastanke putem interneta, ali druge nisu.

Evo nekoliko savjeta za vođenje sastanaka na daljinu:

1. Potreba za sastankom na daljinu

Prije nego što sastanak preselite na internet, odvojite minutu da biste preispitali potrebu za sastankom. Ako ne postoji jasan razlog ili nemate dovoljno tema, razmislite o tome da napravite dobru pripremu kako bi sastanak na daljinu imao svoj dobar učinak. Iako, ako vaš zaposlenik prvi put radi kod kuće, svrha sastanka na daljinu može biti zbližavanje ljudi i poticanje njihovog rada kod kuće.

2. Alati za sastanke na daljinu

Za sastanke na daljinu odaberite softver  koji je jednostavan za korištenje, ali također nudi i razne alate. Iako je možda primamljivo koristiti opciju telefonskog poziva, mrežni alati vam omogućuju upravljanje sastankom na različite načine. Na primjer, vizualni ekran omogućuje ljudima da vide jedni druge. Postoji mnogo izvrsnih opcija za komunikaciju putem interneta. Ako je moguće, potaknite ljude da koriste kamere kako biste se svi mogli vidjeti u "sobi".

3. Odredite vodstvo

Ako imate tim koji često radi zajedno ili se često sastaje, uobičajeno je da vam vođa ne treba. Cijeli tim upravlja sastankom kako bi dogovarao stvari. Ovaj je pristup mnogo teže obaviti putem interneta. Preporučujemo odrediti voditelja sastanka; netko tko može držati stvari u toku dok upravlja diskusijama. Grupa se mora složiti u tom procesu, kako bi sastanak uspio.

4. Dnevni red

Sastavite dnevni red i pošaljite ga unaprijed i razmotrite da ga objavite kako bi ga ljudi mogli vidjeti i na sastanku. Ovo je najbolja praksa za sve sastanke, ali kako se krećemo u više, virtualno okruženje, skloni smo otkrivanju da je ovo pravilo koje mnogi ljudi ignoriraju. Program ili dnevni red pomaže ljudima da ostanu na određenoj temi i slijede vrijeme. To pomaže kada se  svi sudionici sastanka ne vide te pruža osobi koja vodi sastanak alat za vođenje sastanka.

5. "Dođite" ranije na sastanak

Pristupite mreži otprilike 10-15 minuta prije zakazanog početka sastanka (pogotovo ako su svi prilično novi u mrežnim sastancima) kako biste mogli riješiti bilo koja tehnička pitanja. Voditelju i osobi / volonteru može biti korisno napraviti probni sastanak prije početka kako bi vidjeli da li sve funkcionira. Što ga više upotrebljavate, postat će vam lakše.

6. Organizacija i tehnike vođenja sastanka

Ne zaboravite koristiti osnovne tehnike vođenja sastanka. To uključuje postavljanje pravila u "sobi"  - bez sporednih razgovora, održavanje pažnje na zajedničkim temama i sl. Kod sastanaka na kojima svi daju svoj doprinos ili daju izvještaje, dajte unaprijed raspored izlaganja, kako bi se izbjegla nedoumica kad će netko izlagati. To će spriječiti ljude da razgovaraju jedni o drugima, nespretno pokušavajući shvatiti kada  je njihov red da izlažu. Obavezno naučite koristiti funkciju za isključivanje zvuka, posebno za veće grupe gdje pozadinski šum može biti jako ometajući.

7. Zaključci i preporuke na kraju sastanka

Završite sastanak sa zaključcima o budućim aktivnostima te preporukama. To je najbolja praksa za sastanke. Međutim, mnogi od nas ne slijede ove smjernice za zajednički sastanak. Ovo je posebno korisno kod virtualnih sastanaka, jer daje osjećaj završetka sastanka.

Budući da u sljedećih nekoliko tjedana nastavljamo raditi online, vjerujemo da će vam biti lakše obavljati sastanke putem interneta. U stvari, potičemo vas da pronađete način kako ovaj pristup internetskim sastancima uključiti u svoj rad.

Ako imate bilo kakvih pitanja ili problema, javite nam se. Sretni smo što smo vam možemo pomoći u organizaciji online sastanaka na daljinu.

Za više informacija pogledajte OVDJE.