Kontrolni popis za ex ante i ex post provjeru

Postupci javne nabave često se provjeravaju ex post, posebno u kontekstu provjera i revizija ESI fondova.

Međutim, brojne pogreške mogle bi se izbjeći ako bi naručitelji za vrijeme pripreme i provedbe postupaka nabave sami procjenjivali rad koji trenutačno obavljaju.

Kontrolni popis ne bi trebali upotrebljavati samo nadzornici i revizori, nego i praktičari dok obavljaju svoje zadatke. Tako će moći provjeriti jesu li na dobrom putu i jesu li previdjeli važan aspekt postupka.

Kako bi se izbjegle pogreške, bilo bi vrlo korisno da javni naručitelji ovaj popis pregledaju u okviru samoprocjene tijekom planiranja postupka nabave te u svakoj fazi tog postupka.

Ako je postupak nabave ispravno proveden, svi bi odgovori trebali biti „Da” ili, ako nije relevantno, „N/P”.

Ako je neki odgovor „Ne”, moraju se navesti napomene i/ili obrazloženje te je postupak potrebno poboljšati.

Primjeri kontrolnih pitanja:

Kontrolna pitanja se razrađuju za svaku fazu javne nabave, a konačno je potrebno sve i dokumentirati.

Dokumentacija i vođenje evidencija

Dokumentiranje cijelog postupka nabave i osnovanost svih ključnih odluka ključan su zahtjev kojim se osigurava mogućnost naknadne provjere ili revizije cijelog postupka.

Sustavi evidentiranja podataka mogu biti ručni, elektronički ili mješoviti, ali postoji tendencija ka potpuno elektroničkoj obradi i pohrani podataka.

Naručitelji moraju pohraniti i arhivirati dokumente kojima su obuhvaćene sve faze postupka:

• planiranje
• priprema dokumentacije o nabavi, tehničkih specifikacija i troškovnika
• objave u službenim oglasnicima javne nabave
• pregled i ocjenjivanje, te odabir ekonomski najpovoljnije ponude
• dodjela ugovora o javnoj nabavi
• provedba ugovora o javnoj nabavi te
• okončanje javne nabave.

Posebnu pažnju je potrebno posvetiti provođenju i realizaciji javne nabave u ESI fondovima, jer će postupanja biti podložna ex ante i ex post provjeri.

Što je predmet revizije u okviru ESI fondova:

1. Dokaz provedenog postupka javne nabave
2. Obavijest o nadmetanju i prethodna informacijska obavijest u EOJN, prema potrebi (TED)
3. Dokumentacija o nabavi, uključujući Troškovnik i Tehničke specifikacije
4. Evidencija zaprimljenih ponuda
5. Dokaz o otvaranju ponuda
6. Dokaz o odabiru ponuditelja, uključujući bodovanje u skladu s određenim kriterijima
7. Dokaz o ocjenjivanju ponuda, uključujući bodovanje u skladu s određenim kriterijima
8. Zapisnik o pregledu i ocjenjivanju ponuda
9. Obavijesti ponuditeljima o rezultatima nadmetanja
10. Sklopljeni Ugovor o javnoj nabavi
11. Obavijest o dodjeli ugovora (EOJN + TED - SLEU)
12. Dokazi o odgovarajućoj provedbi ugovora
13. Dokaz/prihvaćanje predmeta isporuke
14. Dokaz da je trošak predmeta isporuke u skladu s ponudom
15. Dokaz da predmeti isporuke odgovaraju tehničkim specifikacijama
16. eRačuni
17. Ukoliko je bilo izmjena ugovora o javnoj nabavi- obrazloženje i zakonska osnovanost

Dokumentiranost postupka javne nabave i kontrolna pitanja imaju za svrhu ostvarivanje dugoročnih ciljeva javne nabave, poštivanje načela javne nabave ali i izbjegavanje financijskih korekcija pri korištenju EU fondova, kao iznimno korisnog izvora bespovratnih sredstava.

Na što je sve potrebno obratiti pažnju pri korištenju ESI fondova kako bi se umanjile financijske korekcije poslušajte kod stručnjaka na edukciji:

Javna nabava i EU PROJEKTI, specifičnosti DON, ex ante i ex post kontrola i financijske korekcije, odluka o odabiru i poništenju, praksa DKOM kod EU projekata - RIJEKA 14.2.

Financijske korekcije i revizija u postupcima javne nabave sufinanciranih iz EU fondova - Zagreb 25.03.