Kontrolni popis za ex ante i ex post provjeru

06. 02. 2020.

Postupci javne nabave često se provjeravaju ex post, posebno u kontekstu provjera i revizija ESI fondova.

Međutim, brojne pogreške mogle bi se izbjeći ako bi naručitelji za vrijeme pripreme i provedbe postupaka nabave sami procjenjivali rad koji trenutačno obavljaju.

Kontrolni popis ne bi trebali upotrebljavati samo nadzornici i revizori, nego i praktičari dok obavljaju svoje zadatke. Tako će moći provjeriti jesu li na dobrom putu i jesu li previdjeli važan aspekt postupka.

Kako bi se izbjegle pogreške, bilo bi vrlo korisno da javni naručitelji ovaj popis pregledaju u okviru samoprocjene tijekom planiranja postupka nabave te u svakoj fazi tog postupka.

Ako je postupak nabave ispravno proveden, svi bi odgovori trebali biti „Da” ili, ako nije relevantno, „N/P”.

Ako je neki odgovor „Ne”, moraju se navesti napomene i/ili obrazloženje te je postupak potrebno poboljšati.

Primjeri kontrolnih pitanja:

KONTROLNA PITANJA za javnu nabavu	DA / NE / N/P	Napomena:
1.Jesu li ponuditelji sve relevantne informacije mogli dobiti izravno iz dokumentacije o nabavi?
2. Je li naručitelj izvore informacija izvan dokumentacije o nabavi učinio jednako dostupnima svim gospodarskim subjektima?
3. Jesu li Tehničke specifikacije bile jasne, nedvosmislene i sveobuhvatne te jesu li sadržavale preciznu definiciju značajki radova/robe/usluga koje treba pružiti, zbog čega su ih svi gospodarski subjekti mogli jednako razumjeti?
4. Jesu li ponuditelji u potpunosti i nedvosmisleno razumjeli koje dokumente i izjave trebaju priložiti u ponudi?
5. Jesu li iz Tehničkih specifikacija isključena sva neopravdana upućivanja na određenu marku ili izvor, određeni postupak, zaštitni znak, patent, tip ili određeno podrijetlo ili proizvodnju, kako naručitelj ne bi pogodovao određenim poduzetnicima ili proizvodima ili ih isključio?
6. Je li postojao poseban zahtjev da gospodarski subjekti poštuju obveze iz područja socijalnog i radnog prava, uključujući međunarodne konvencije?
7. Jesu li u dokumentaciji o nabavi utvrđeni zahtjevi za odabir gospodarskog subjekta u smislu njihove osobne situacije, minimalnog kapaciteta u pogledu ekonomskog i financijskog položaja i/ili stručne sposobnosti?
8. Je li naručitelj jasno definirao kriterije za odabir ponude?
9. Ako su kriteriji za odabir ponude usmjereni na najbolji omjer cijene i kvalitete, jesu li se razlikovali od kriterija za odabir gospodarskog subjekta?
10. Ako su kriteriji za odabir ponude usmjereni na najbolji omjer cijene i kvalitete, jesu li bili povezani s predmetom ugovora?
.......
Je li naručitelj vodio fizičku ili elektroničku evidenciju ključnih dokumenata u postupku javne nabave navedenih u nastavku? Obavijest o nadmetanju (EOJN+TED) Dokumentacija o nabavi, uključujući Troškovnik i Tehničke specifikacije evidencija zaprimljenih ponuda dokazi o otvaranju ponuda dokazi o odabiru ponuda, uključujući bodovanje prema određenim kriterijima dokazi o ocjenjivanju ponuda, uključujući bodovanje prema određenim kriterijima Zapisnik o pregledu i ocjenjivanju ponuda Obavijesti ponuditeljima o ishodu nadmetanja Sklopljeni Ugovor o javnoj nabavi Obavijest o dodjeli ugovora (EOJN + TED) dokaz ili prihvaćanje predmeta isporuke dokaz da je trošak predmeta isporuke u skladu s ponudom dokaz da predmeti isporuke odgovaraju Tehničkim specifikacijama eRačuni obrazloženja izmjena ugovora u posebnim okolnostima, prema potrebi

Kontrolna pitanja se razrađuju za svaku fazu javne nabave, a konačno je potrebno sve i dokumentirati.

Dokumentacija i vođenje evidencija

Dokumentiranje cijelog postupka nabave i osnovanost svih ključnih odluka ključan su zahtjev kojim se osigurava mogućnost naknadne provjere ili revizije cijelog postupka.

Sustavi evidentiranja podataka mogu biti ručni, elektronički ili mješoviti, ali postoji tendencija ka potpuno elektroničkoj obradi i pohrani podataka.

Naručitelji moraju pohraniti i arhivirati dokumente kojima su obuhvaćene sve faze postupka:

planiranje
priprema dokumentacije o nabavi, tehničkih specifikacija i troškovnika
objave u službenim oglasnicima javne nabave
pregled i ocjenjivanje, te odabir ekonomski najpovoljnije ponude
dodjela ugovora o javnoj nabavi
provedba ugovora o javnoj nabavi te
okončanje javne nabave.

Posebnu pažnju je potrebno posvetiti provođenju i realizaciji javne nabave u ESI fondovima, jer će postupanja biti podložna ex ante i ex post provjeri.

Što je predmet revizije u okviru ESI fondova:

Dokaz provedenog postupka javne nabave
Obavijest o nadmetanju i prethodna informacijska obavijest u EOJN, prema potrebi (TED)
Dokumentacija o nabavi, uključujući Troškovnik i Tehničke specifikacije
Evidencija zaprimljenih ponuda
Dokaz o otvaranju ponuda
Dokaz o odabiru ponuditelja, uključujući bodovanje u skladu s određenim kriterijima
Dokaz o ocjenjivanju ponuda, uključujući bodovanje u skladu s određenim kriterijima
Zapisnik o pregledu i ocjenjivanju ponuda
Obavijesti ponuditeljima o rezultatima nadmetanja
Sklopljeni Ugovor o javnoj nabavi
Obavijest o dodjeli ugovora (EOJN + TED - SLEU)
Dokazi o odgovarajućoj provedbi ugovora
Dokaz/prihvaćanje predmeta isporuke
Dokaz da je trošak predmeta isporuke u skladu s ponudom
Dokaz da predmeti isporuke odgovaraju tehničkim specifikacijama
eRačuni
Ukoliko je bilo izmjena ugovora o javnoj nabavi- obrazloženje i zakonska osnovanost

Dokumentiranost postupka javne nabave i kontrolna pitanja imaju za svrhu ostvarivanje dugoročnih ciljeva javne nabave, poštivanje načela javne nabave ali i izbjegavanje financijskih korekcija pri korištenju EU fondova, kao iznimno korisnog izvora bespovratnih sredstava.

Na što je sve potrebno obratiti pažnju pri korištenju ESI fondova kako bi se umanjile financijske korekcije poslušajte kod stručnjaka na edukciji:

Javna nabava i EU PROJEKTI, specifičnosti DON, ex ante i ex post kontrola i financijske korekcije, odluka o odabiru i poništenju, praksa DKOM kod EU projekata - RIJEKA 14.2.

Financijske korekcije i revizija u postupcima javne nabave sufinanciranih iz EU fondova - Zagreb 25.03.